Aufgabe der Personalplanung und -steuerung in einem Unternehmen ist es, einen bestmöglichen Zustand zu erreichen, der sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit wahrt. Dies bedeutet, dass das Unternehmen stets über die richtigen und ausreichend qualifizierten Mitarbeitende verfügt, um seine Aufgaben effizient zu erfüllen, während gleichzeitig die Motivation und Entwicklungsmöglichkeit der Mitarbeitenden gewährleistet wird.
Mit Unit4 FP&A können Sie fundierte Prognosen, workflowbasierte Planungen und Analysen erstellen, um einen integrierten Ansatz für das Personalmanagement zu verfolgen.
Die Analyse konzentriert sich auf die historische Entwicklung mit einem Schwerpunkt auf Personalkosten einschließlich Gehälter, Sozialabgaben und Zusatzleistungen in den jeweiligen Organisationseinheiten.
Auf Basis der ermittelten Personalbedarfe – basierend auf den Unternehmenszielen und der erwarteten Geschäftsentwicklung – sowie der genehmigten Planstellen können Sie mit Unit4 FP&A Ihre Personalkosten individuell unter Berücksichtigung zukünftiger Veränderungen planen. Diese umfassen beispielsweise organisatorische Veränderungen, variable Vergütungskomponenten oder Teilzeitverträgen. Auch gesetzliche Vorgaben und Tarifverträge spielen eine Rolle. Die geplanten Personalkosten werden in das Gesamtbudget des Unternehmens integriert, regelmäßig überprüft und angepasst, falls sich die Rahmenbedingungen ändern.
Komponenten der Personalkostenplanung mit FP&A
Eine umfassende Personalkostenplanung sollte folgende Komponenten beinhalten, um eine präzise und effektive Budgetierung zu gewährleisten:
Gehälter und Löhne:
Detaillierte Auflistung der Bruttogehälter und -löhne für alle Mitarbeiter, einschließlich der verschiedenen Gehalts- / Tarifgruppen.Sozialabgaben:
Berücksichtigung der Arbeitgeberanteile zu Sozialversicherungen, wie Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.Zusatzleistungen:
Informationen über freiwillige Leistungen, wie beispielsweise Boni, Prämien oder betriebliche AltersvorsorgeÜberstunden und Sonderzahlungen:
Berücksichtigung von möglichen Überstunden und anderen variablen Vergütungen.Rekrutierungskosten:
Planung der Ausgaben für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, einschließlich Werbung und Auswahlverfahren.Personalbedarf:
Prognosen über zukünftige Einstellungen oder Entlassungen, um den Personalbedarf an die Unternehmensziele anzupassen.Budgetvorgaben:
Vorgaben und Ziele für die Personalkosten, die im Einklang mit der Gesamtstrategie des Unternehmens stehen.Monitoring und Anpassungen:
Mechanismen zur regelmäßigen Überprüfung und Anpassung der Personalkostenplanung, um auf Veränderungen im Unternehmen oder im Markt reagieren zu können.Kennzahlen und Analysen:
Wichtige Kennzahlen zur Überwachung der Personalkosten, wie z. B. Personalkostenquote oder Kosten pro Mitarbeiter, sowie Analysen zur Identifizierung von Einsparpotenzialen.
Best Practices bei der Einführung einer Personalplanung mit FP&A
Die Implementierung einer Personalkostenplanung mithilfe von Unit4 FP&A kann mit überschaubarem Aufwand und dennoch wirkungsvoll nach der Greenlight Best Practice Methode durchgeführt werden:
- Festlegung der Bestandteile einer Personalplanung, die auf den Kontext und die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.
Festlegung der Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche von Personalmanagement (HR) unter Einbeziehung der erforderlichen Mitarbeiter.
Modellierung des Personalkostenprozesses in der Software Unit4 FP&A mit integrierter Benutzerrechte- und Workflow-Verwaltung.
Durchführung iterativer Tests durch die Anwender während der Modellentwicklung.
Schulung der Mitarbeiter in der multidimensionalen, formelbasierten Modellierung, um spätere Anpassungen oder Erweiterungen des Personalplanungsmodells selbstständig durchführen zu können.
Go-Live der eingeführten Personalplanung unter Nutzung von Unit4 FP&A.
Datenintegration
Die Integration verschiedener externer und operativer Systeme in die Software Unit4 FP&A ist für ein effektives Management unerlässlich. Dabei sind Stamm- und Bewegungsdaten im IST und die Gegenüberstellung von erfassten PLAN-Werten Grundvoraussetzung um rechtzeitig handeln und entscheiden zu können. Sowohl mit Standard-APIs als auch mit selbstdefinierbaren Schnittstellen lassen sich so gut wie alle IT-Systeme an Unit4 FP&A anbinden.
Vorteile von Unit4 FP&A
Durch die Nutzung von Unit4 FP&A lassen sich Zeitaufwand als auch Kosten reduzieren, während gleichzeitig der Personalplanungsprozess optimiert und effizienter gestaltet wird. Die anpassungsfähige Software ermöglicht es, individuelle Anforderungen und Bedürfnisse in die Planung einzubeziehen und das bestehende Modell bei Bedarf zu verändern. Die datenbankbasierte Struktur der Software gewährleistet eine einheitliche, umfassende und exakte Datenbasis und -analyse. Außerdem können jederzeit Module hinzugefügt oder entfernt werden, je nach den spezifischen Erfordernissen ihres Unternehmens.
Fazit
Mit einem leistungsfähigen Werkzeug wie Unit4 FP&A können Sie Ihre Personalkosten effektiv und bedarfsgerecht steuern. Durch Automatisierung, Echtzeit-Datenüberprüfung, Benutzerfreundlichkeit, umfassende Schulungen, Datenpflege und fortschrittliche analytische Funktionen stellt Unit4 FP&A sicher, dass Ihre Personalkosten jederzeit für die einzelnen Organisationseinheiten als auch in Summe geplant und gesteuert werden.
Die Implementierung des Tools sollte sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Greenlight Consulting unterstützt Sie dabei gerne mit langjähriger Erfahrung in der Modellierung von Lösungen wie z.B. Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, Personal- und Liquiditätsplanung, Risikomanagement, Konsolidierung und der Implementierung von Unit4 FP&A.
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