Wer ein Business-Event planen möchte, sollte zuerst Ziel und Zielgruppe klären. Darauf bauen Programm, Location, Teilnehmermanagement, Technik und Nachbereitung auf. Auf dem Papier klingt das nach einem klaren Ablauf. In der Praxis hängen viele dieser Entscheidungen allerdings eng zusammen.
Das wissen wir aus eigener Erfahrung. Seit 2023 veranstalten wir einmal jährlich zur Wiesnzeit die Greenlight Connect. Was mit rund 20 Teilnehmenden begann, ist inzwischen auf bis zu 100 Gäste gewachsen. Mit der Größe des Events haben sich auch unsere Abläufe verändert: Wir haben Formate angepasst, neue Partner eingebunden und an einigen Stellen erst durch die Durchführung gelernt, was beim nächsten Mal anders laufen sollte.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir heute ein Business-Event planen, welche Schritte sich für uns bewährt haben und was sich aus vier Jahren Greenlight Connect auf andere B2B-Veranstaltungen übertragen lässt.
Warum lohnt es sich, ein Business-Event zu planen?
Ein Business-Event kann Kundenbeziehungen stärken, neue Kontakte schaffen und fachlichen Austausch ermöglichen. Genau das erleben wir mit der Greenlight Connect. Aus den bisherigen Veranstaltungen sind regelmäßig Folgegespräche und teilweise auch konkrete Beauftragungen entstanden.
Für Unternehmen können Business-Events insbesondere vier Funktionen übernehmen
- Sichtbarkeit bei relevanten Zielgruppen schaffen
- Neue Kontakte und Leads aufbauen
- Kunden- und Partnerbeziehungen vertiefen
- Geschäftsmöglichkeiten aus persönlichen Gesprächen entwickeln
Ein eigenes Event bietet zudem die Möglichkeit, Themen und Leistungen nicht ausschließlich über Präsentationen oder Vertriebsgespräche zu vermitteln. Gäste erleben das Unternehmen, die Menschen dahinter und den persönlichen Austausch direkt vor Ort.
Für uns verbindet die Greenlight Connect deshalb Kundenbindung, Leadgenerierung und Markenpräsenz – ohne daraus eine klassische Vertriebsveranstaltung zu machen.
Fotos by Chris Eberhardt / herreberhardt.de
Wie plant man ein Business-Event? Unser Planungsprozess aus der Praxis
Ein Business-Event zu planen braucht vor allem genügend Vorlauf. Für die Greenlight Connect beginnen wir rund sieben Monate vor dem Veranstaltungstag mit der konkreten Vorbereitung. Der genaue Zeitplan hängt natürlich von Größe und Format ab. Die grundlegenden Phasen haben sich für uns über die vergangenen Jahre aber bewährt.
Dabei läuft die Planung nicht streng Schritt für Schritt ab. Viele Themen greifen ineinander: Während das Programm entsteht, beginnt bereits die Kommunikation. Teilnehmerzahlen beeinflussen Catering und Raumplanung, Sponsoren wiederum das Marketing und einzelne Programmpunkte. Die Zeitachse gibt uns deshalb vor allem Orientierung und feste Meilensteine.
7 Monate vorher: Was soll das Business-Event erreichen und wer übernimmt welche Rolle?
Bevor Speaker angefragt, Einladungen gestaltet oder Locations gebucht werden, sollte feststehen, was die Veranstaltung erreichen soll und für wen sie gedacht ist.
Die Greenlight Connect richtet sich an bestehende Kunden und Partner ebenso wie an Interessenten und potenzielle Neukunden. Die Teilnehmenden kommen unter anderem aus IT und Software, Consulting, Engineering und Automotive, Finance & Insurance, öffentlicher Verwaltung, Marketing und Projektmanagement.
Kundenbindung, Networking und die Vorstellung unseres Portfolios waren von Beginn an wichtige Ziele. Über die Jahre ist die Gewinnung neuer Geschäftskontakte stärker hinzugekommen.
Zur Zieldefinition gehört für uns inzwischen aber noch ein zweiter Schritt: die Teamaufstellung. Früh in der Planung legen wir fest, wer welche Themen verantwortet und bei wem die Informationen zusammenlaufen. Die Kernorganisation der Connect liegt bei uns in den Bereichen Eventmanagement und Marketing. Für den Veranstaltungstag kommen weitere Kolleginnen und Kollegen hinzu, etwa für Aufbau, Empfang und Catering.
Zusätzlich halten wir die wichtigsten Meilensteine und Deadlines fest. Wann soll die Location bestätigt sein? Bis wann müssen Speaker stehen? Wann geht das Save-the-Date raus? Ab welchem Zeitpunkt brauchen wir belastbare Teilnehmerzahlen für Catering und Raumplanung? Dadurch bekommt die Planung früh ein Gerüst, ohne bereits jedes Detail festzuschreiben.
Für den Start helfen deshalb vor allem diese Fragen:
- Was soll das Event konkret erreichen?
- Wen möchten wir einladen?
- Welche Themen sind für diese Zielgruppe relevant?
- Welche Formate passen zum Veranstaltungsziel?
- Wer übernimmt intern welche Verantwortung?
Sind diese Punkte geklärt, lassen sich Programm, Location und Kommunikation deutlich gezielter planen.
6 Monate vorher: Wie findet man die passende Location für ein Business-Event?
Unsere erste Greenlight Connect fand 2023 noch in unserem damaligen Büro in der Pettenkoferstraße statt. Seit 2024 nutzen wir dafür das GreenlightHUB in München.
Das HUB ist regulär für Business-Formate mit bis zu 50 Personen ausgelegt. Unterschiedliche Bestuhlungsmöglichkeiten, WLAN, Samsung Flip, beschreibbare Flächen und Moderationsausstattung unterstützen verschiedene Präsentations- und Arbeitsformate. Hinzu kommen eine voll ausgestattete Küche und eine Terrasse.
Für größere Connect-Ausgaben beziehen wir zusätzliche Flächen rund um das HUB ein. So konnten wir auch die Greenlight Connect 2026 mit rund 100 Gästen durchführen.
Mit der Location legen wir zu diesem Zeitpunkt nicht nur einen Raum fest. Wir beginnen auch mit dem Raum- und Nutzungskonzept: Welche Fläche brauchen wir für Vorträge, wo finden kleinere Gesprächsformate statt, wo stehen Catering und Getränke und wo soll Networking entstehen? Gerade bei einer Veranstaltung mit verschiedenen Formaten beeinflusst diese Planung später auch die Agenda.
Wer ein Business-Event planen und dafür eine Location auswählen möchte, sollte deshalb nicht ausschließlich auf die maximale Personenzahl schauen. Viel wichtiger ist, ob der Raum zum tatsächlichen Ablauf passt.
Vor der Buchung sollte beispielsweise geklärt werden:
- Wo findet das Hauptprogramm statt?
- Werden kleinere Gruppen oder verschiedene Bereiche benötigt?
- Wo können sich Gäste in den Pausen austauschen?
- Wie funktionieren Catering und Laufwege?
- Muss die Bestuhlung während des Events verändert werden?
Gerade wenn Vortrag, Austausch und Networking ineinandergreifen, sollte der Raum diese Wechsel unterstützen.
5 Monate vorher: Wie entstehen Programm, Marketing und Kommunikation?
Jetzt wird aus der ersten Idee ein konkreteres Veranstaltungskonzept.
Dabei übernehmen wir nicht automatisch jedes Format aus dem Vorjahr. 2025 bestand das Programm beispielsweise aus einer Keynote, einem Paneltalk und vier Solution Corners.
2026 haben wir das Programm angepasst. Unter dem Motto „KI erleben. Lösungen entdecken. 20 Jahre Greenlight feiern.“ gehörten drei externe Speaker und vier Solution Corners zum fachlichen Teil. Auf einen Paneltalk haben wir diesmal verzichtet.
Neu war außerdem das Sponsoring. Erstmals haben wir ein Sponsoring Fact Sheet mit unterschiedlichen Paketen entwickelt und konnten damit fünf Sponsoren für die Connect gewinnen.
Parallel zur Agenda beginnt in dieser Phase die Marketing- und Kommunikationsplanung. Wir definieren, welche Zielgruppen wir über welche Kanäle erreichen möchten, welche Botschaft das Event transportieren soll und wann die einzelnen Kommunikationsmaßnahmen starten.
Dazu gehört für uns beispielsweise eine genauere Zielgruppenbetrachtung: Welche bestehenden Kunden und Partner möchten wir gezielt einladen? Welche neuen Kontakte passen thematisch zur Connect? Welche Personen erreichen wir über persönliche Ansprache, welche über LinkedIn oder andere Kanäle? Auch das Save-the-Date gehört für uns in diese frühe Kommunikationsphase. So können relevante Gäste den Termin blocken, obwohl Agenda und Speaker zu diesem Zeitpunkt noch nicht bis ins letzte Detail feststehen müssen.
Ein wiederkehrendes Event muss also nicht jedes Jahr identisch aussehen. Größe, Schwerpunkt und Zielgruppe verändern sich und damit dürfen sich Programm und Kommunikation ebenfalls verändern.
Was wir bewusst beibehalten: Nicht jede freie Minute wird mit Programm gefüllt. Wenn Networking Teil des Veranstaltungsziels ist, braucht es dafür auch tatsächlich Zeit.
4 bis 3 Monate vorher: Wie organisiert man Catering, Einladung und Teilnehmermanagement?
Mit dem näher rückenden Veranstaltungstermin werden aus Konzepten zunehmend konkrete To-dos.
Ein wichtiger Block ist jetzt Catering und Logistik. Wir stimmen Caterer und Speisen ab, planen Getränke, klären Liefer- und Aufbauzeiten und prüfen, welche Bereiche der Location zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Gerade bei größeren Teilnehmerzahlen lohnt es sich, diese Abläufe nicht erst in den letzten Wochen festzulegen.
Gleichzeitig wird die Kommunikation mit den Gästen konkreter.
HubSpot nutzen wir sowohl zur Verwaltung der Teilnehmenden als auch für die Kommunikation – vom Save-the-Date über Einladungen, Veranstaltungsinformationen und Erinnerungen bis zur Dankesmail nach dem Event.
In dieser Phase finalisieren wir außerdem Einladungstext und Gestaltung, planen den Versand und setzen das eigentliche Teilnehmermanagement auf. Dazu gehört nicht nur die Erfassung von Anmeldungen, sondern auch der Überblick über Zu- und Absagen sowie die geplante Reminder-Kommunikation.
Dabei haben wir auch gelernt, was nicht funktioniert. Bei einer Connect-Ausgabe war der Anmeldeprozess nicht für alle Gäste eindeutig. Gleichzeitig lag die No-Show-Rate höher als erwartet.
Heute achten wir deshalb darauf, dass Teilnehmende schnell verstehen:
- wann und wo das Event stattfindet,
- was sie erwartet,
- welche Angaben für die Anmeldung notwendig sind,
- wann sie weitere Informationen erhalten.
Bei kostenfreien Business-Events berücksichtigen wir außerdem, dass nicht jede Anmeldung zu einer tatsächlichen Teilnahme führt.
Die Teilnehmerzahlen werden ab diesem Zeitpunkt auch für andere Gewerke relevanter: Cateringmengen, Bestuhlung, Materialien oder Namensschilder lassen sich zunehmend konkreter planen. Teilnehmermanagement ist deshalb kein isolierter Marketingprozess, sondern liefert Informationen für fast alle weiteren Bereiche der Eventorganisation.
2 Monate vorher: Wie wird das Business-Event sichtbar?
Etwa zwei Monate vor der Veranstaltung verschiebt sich der Schwerpunkt stärker in Richtung Pre-Event-Marketing. Jetzt soll aus einem angekündigten Termin ein Event werden, das bei der Zielgruppe tatsächlich präsent ist.
Bei der Greenlight Connect nutzen wir dafür je nach Ausgabe verschiedene Maßnahmen: Wir kommunizieren Inhalte und Speaker, sprechen relevante Kontakte gezielt über LinkedIn an und beziehen Partner oder Sponsoren in die Kommunikation ein. Auch Werbemittel und weitere Inhalte rund um das Event werden in dieser Phase erstellt oder finalisiert.
2026 kam durch die fünf Sponsoren ein zusätzlicher Kommunikationsstrang hinzu. Sponsoring endet schließlich nicht mit der Zusage eines Pakets: Logos, Leistungen, Sichtbarkeit und die Einbindung in die Veranstaltung müssen anschließend abgestimmt und umgesetzt werden.
Für die gezielte Ansprache potenzieller Teilnehmender nutzen wir unter anderem LinkedIn und Dripify. Wichtig bleibt dabei, Kommunikation und persönliche Ansprache aufeinander abzustimmen – nicht jeder relevante Kontakt sollte dieselbe standardisierte Nachricht erhalten.
1 Monat vorher: Was muss kurz vor dem Business-Event vorbereitet werden?
Im letzten Monat rücken die operativen Details endgültig in den Vordergrund.
Jetzt geht es unter anderem um:
✓ finale Abstimmung mit Speakern und Sponsoren
✓ Catering und Lieferzeiten
✓ Teilnehmerinformationen
✓ Raumplanung und Aufbau
✓ Präsentationen und Technik
✓ Materialien und Beschilderung
✓ Verantwortlichkeiten für den Veranstaltungstag
Auch das Teilnehmermanagement läuft jetzt auf die finale Phase zu: letzte Zu- und Absagen werden verarbeitet, Informationen an die Gäste verschickt und die Teilnehmerlisten aktualisiert.
Parallel bereiten wir sämtliche Materialien für den Veranstaltungstag vor und stimmen den Aufbau noch einmal konkret ab. Dazu gehört für uns ausdrücklich ein Technikcheck – Präsentationssetup, Anschlüsse und benötigte Geräte sollten nicht erst wenige Minuten vor dem ersten Programmpunkt getestet werden.
Für unsere Organisation nutzen wir Miro für die visuelle Planung, Jira für Aufgaben und Zuständigkeiten, HubSpot für Teilnehmermanagement und Kommunikation sowie Microsoft Forms für Feedback.
Mehr Tools bedeuten dabei nicht automatisch weniger Arbeit. Für uns funktioniert es besser, wenn eindeutig feststeht, welche Information in welchem System gepflegt wird.
Einige Abläufe laufen weiterhin manuell. Mit wachsender Teilnehmerzahl schauen wir deshalb genauer hin, welche wiederkehrenden Schritte sich sinnvoll vereinfachen oder automatisieren lassen.
Am Veranstaltungstag: Wer übernimmt welche Aufgabe – und was ist Plan B?
Am Veranstaltungstag sollte möglichst wenig grundsätzlich organisiert werden müssen. Genau deshalb wird die zuvor geplante Teamaufstellung jetzt besonders wichtig.
Vor Beginn sollte geklärt sein:
✓ Wer behält den Gesamtüberblick?
✓ Wer betreut Speaker und Gäste?
✓ Wer kümmert sich um technische Fragen?
✓ Wer koordiniert Catering und Aufbau?
✓ Wer entscheidet bei kurzfristigen Änderungen?
Neben der eigentlichen Durchführung gehört deshalb auch Problemmanagement zur Organisation des Eventtags. Nicht jede Abweichung ist ein Notfall, aber es sollte klar sein, wer sie bemerkt, bewertet und gegebenenfalls eine Entscheidung trifft.
Warum dieser Punkt wichtig ist, haben wir selbst erlebt. Bei einer Connect-Ausgabe beeinflusste eine Bombendrohung während der Wiesn unseren geplanten weiteren Ablauf. Da der gemeinsame Wiesn-Besuch Teil des Programms war, mussten wir kurzfristig Alternativen prüfen und entscheiden, wie es weitergeht.
Ein Plan B bedeutet für uns seitdem nicht, für jede denkbare Situation ein vollständiges Ersatzprogramm vorzubereiten. Entscheidungswege und Kommunikation sollten aber vorher klar sein.
Nach dem Event: Wie gelingt die Nachbereitung eines Business-Events?
Mit dem letzten Programmpunkt endet die Veranstaltung. Die Arbeit daran allerdings noch lange nicht.
Aus den bisherigen Connect-Ausgaben haben sich regelmäßig Folgegespräche und teilweise konkrete Beauftragungen entwickelt. Deshalb gehört die Nachbereitung für uns von Anfang an zur Planung.
Dazu zählen:
✓ Dankeskommunikation
✓ Feedback
✓ persönliche Follow-ups
✓ interne Auswertung
✓ Dokumentation für die nächste Connect
HubSpot nutzen wir auch für die Post-Event-Kommunikation. So endet die Kommunikationsstrecke nicht mit der letzten Reminder-Mail, sondern führt bis zur Dankesmail und – je nach Kontakt – in die persönliche Nachbereitung weiter.
Hinzu kommt das Post-Event-Marketing. Bilder, Learnings oder fachliche Inhalte aus der Veranstaltung können anschließend weiter genutzt werden. Damit wirkt ein Business-Event kommunikativ über den eigentlichen Veranstaltungstag hinaus.
Feedback ist dabei nicht nur ein Abschluss des vergangenen Events. Es liefert uns konkrete Hinweise für die nächste Ausgabe: Welche Themen wurden gut angenommen? Wo gab es organisatorische Reibung? Welche Programmpunkte sollten wiederkommen – und welche vielleicht nicht?
Wir schauen deshalb nicht ausschließlich auf Teilnehmerzahlen. Entscheidend ist auch, welche Gespräche entstanden sind, welche Kontakte weitergeführt werden und was wir organisatorisch beim nächsten Mal verändern möchten.
Der Vorteil eines jährlich wiederkehrenden Events: Die nächste Planung beginnt nicht wieder bei null.
Business-Event planen: Was bei uns nicht nach Plan lief
Nicht alles lässt sich mit einem guten Ablaufplan verhindern. Gerade die Situationen, die nicht funktioniert haben, haben allerdings konkrete Veränderungen ausgelöst.
Unsere Tipps, wenn Sie ein Business-Event planen
Aus vier Jahren Greenlight Connect würden wir vor allem sechs Punkte mitnehmen:
- Vom Ziel aus planen: Erst klären, wen das Event erreichen und was es bewirken soll. Fachliche Impulse können dabei helfen, konkrete Gesprächsthemen zu setzen.
- Die Location nach dem Ablauf auswählen: Nicht nur Kapazität und Ausstattung vergleichen.
- Zeit für Austausch lassen: Networking funktioniert schlecht als kurzer Puffer zwischen zwei Vorträgen. Bewusst eingeplante Networking-Zeit und Formate wie Solution Corners, in denen Themen in kleineren Gruppen vertieft werden, schaffen mehr Raum für echten Austausch.
- Kommunikation einfach halten: Gäste sollten schnell wissen, was wann von ihnen erwartet wird.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Besonders am Eventtag müssen Entscheidungen schnell getroffen werden können.
- Nachbereitung mitplanen: Kontakte und Feedback gehören zum Event – nicht nur zur Arbeit danach.
Stimmen von Teilnehmenden der Greenlight Connect 2025
„Die Mischung aus Fachvorträgen und der lockeren Atmosphäre war perfekt. Wir haben viel gelernt und gleichzeitig wertvolle Kontakte geknüpft.“
„Das Networking auf der Wiesn war einfach unschlagbar! In entspannter Atmosphäre konnten wir wertvolle Kontakte knüpfen – genau das, was ein Business-Event ausmacht.“
Fotos by Chris Eberhardt / herreberhardt.de
Fazit: Business-Events werden mit jeder Durchführung besser
Vier Jahre Greenlight Connect haben uns gezeigt: Ein gutes Business-Event entsteht nicht nur durch einen detaillierten Ablaufplan. Entscheidend ist, Zielgruppe, Programm, Kommunikation, Organisation und Location sinnvoll aufeinander abzustimmen und nach jeder Veranstaltung zu prüfen, was beim nächsten Mal besser funktionieren kann.
Genau so hat sich auch die Greenlight Connect entwickelt: von rund 20 Teilnehmenden bei der ersten Ausgabe bis zu rund 100 Gästen 2026, mit neuen Formaten, Sponsoren und zunehmend professionelleren Abläufen.
Das GreenlightHUB in München ist dabei inzwischen fester Bestandteil unserer eigenen Eventplanung. Für Business-Events das HUB einen flexiblen Rahmen für Präsentationen, Workshops, Austausch und Networking.
Sie planen ein Business-Event in München?
Dann schauen wir gerne gemeinsam, welches Setup zu Ihrer Gruppengröße, Ihrem Veranstaltungsformat und Ihrem geplanten Ablauf passt.
Häufige Fragen zur Planung eines Business-Events
Wie lange im Voraus sollte man ein Business-Event planen?
Das hängt von Größe und Format ab. Bei der Greenlight Connect beginnen wir ungefähr sieben Monate vorher. Wenn Sie ein Business-Event planen, bei dem mehrere Speaker, Sponsoren und Dienstleister beteiligt sind, lohnt sich ein entsprechend früher Start.
Welche Schritte gehören zur Planung eines Business-Events?
Die wichtigsten Schritte sind Ziel und Zielgruppe, Termin und Location, Programm, Teilnehmerkommunikation, Catering und Technik, die Organisation des Veranstaltungstags sowie die Nachbereitung.
Worauf sollte man bei der Auswahl einer Eventlocation achten?
Kapazität und Lage sind wichtige Kriterien, reichen aber nicht aus. Die Location sollte zum geplanten Ablauf passen. Besonders bei Veranstaltungen mit wechselnden Formaten sind flexible Flächen, passende Technik und Möglichkeiten für Austausch relevant.
Wie lassen sich No-Shows bei einem Business-Event reduzieren?
Ein einfacher Anmeldeprozess, klare Kommunikation und Erinnerungen vor dem Termin können helfen. Bei kostenfreien Veranstaltungen sollte trotzdem einkalkuliert werden, dass nicht jede angemeldete Person tatsächlich erscheint.
