Ein guter Workshop kann Klarheit schaffen, Ideen freisetzen und entscheidende Weichen stellen, doch viele Meetings bleiben weit hinter ihrem Potenzial zurück. Wenn Sie einen Workshop planen, kommt es nicht nur auf das Thema an, sondern vor allem auf die richtigen Rahmenbedingungen. Drei Faktoren entscheiden darüber, ob aus gemeinsamer Zeit echte Wirkung entsteht.
Warum Workshops oft nur eines tun: Zeit verschwenden
Wir alle kennen das. Ein wichtiger Workshop steht an. Die Erwartungen sind hoch – es soll Klarheit geschaffen, ein neues Konzept entworfen oder ein Problem gelöst werden. Nachdem die Teilnehmenden eingetroffen sind, folgt eine kurze Begrüßung und die Vorstellung einer vagen Agenda. Präsentationen wechseln sich mit offenen Diskussionen ab, an denen sich nur wenige beteiligen und in denen sich meist die (immergleichen,) dominanten Stimmen durchsetzen. Wirklicher Austausch findet nur in den kurzen Kaffeepausen statt. Am Ende steht die Vereinbarung eines Follow-Up Termins und die Frage, ob man die gemeinsame Zeit nicht hätte wirksamer investieren können.
Leider Alltag …
Wie plant man einen Workshop – und was macht gutes Workshop planen aus?
Gutes Workshop planen beginnt weit vor dem eigentlichen Termin. Denn: Workshops scheitern oft nicht an mangelnder Motivation oder fehlender Expertise, sondern an den selbst gesetzten Rahmenbedingungen.
"In einem erfolgreichen Workshop arbeiten die richtigen Personen in einer Abfolge hilfreicher Mikrostrukturen an einem klaren gemeinsamen Ziel."
Es gilt also bereits beim Workshop planen auf drei zentrale Erfolgsfaktoren zu achten:
- Ein klarer Purpose – also Zweck und Ziel des Treffens.
- Die richtigen Teilnehmenden – ausgewählt nach Relevanz, nicht Hierarchie.
- Eine strukturierte Abfolge von geeigneten Mikrostrukturen, die den Rahmen für echte Zusammenarbeit bilden.
Wo immer möglich, sollte das Workshop-Design bereits mit einem Querschnitt der später Beteiligten gemeinsam entwickelt werden. Die unterschiedlichen Perspektiven helfen dabei, die individuellen Besonderheiten der Gruppe in die Planung zu integrieren.
So wird der Workshop zu einem Raum, in dem die Gruppe effektiv und zielgerichtet an nachhaltigen Ergebnissen zusammenarbeiten kann.
1. Purpose – Wozu machen wir den Workshop?
Bevor Sie einen Workshop planen, sollte zunächst klar sein, welches Ergebnis am Ende überhaupt als Erfolg gewertet wird. Dass ein Workshop nicht ohne eindeutige Zielsetzung stattfinden sollte, klingt banal, kommt in der Praxis jedoch erstaunlich oft vor. Vage oder unterschiedliche Erwartungen der Teilnehmenden an den Workshop reduzieren die Chance, die gemeinsame Zeit wirklich sinnvoll zu nutzen.
Die erste und wichtigste Frage bei der Workshop-Konzeption lautet daher:
„Was soll am Ende des Workshops anders, klarer oder entschieden sein?“
Eine wirkungsvolle Hilfe bietet das sogenannte Purpose-Statement. Es schafft auf einen Blick Klarheit über Ziel („Was?“) und Zweck („Wozu?“) des Treffens. Eine einfache, aber sehr hilfreiche Formel lautet:
„Dieser Termin existiert, um … (Ziel). Das ist wichtig, weil … (Zweck).“
Beispiel:
„Dieser Termin existiert, um erste Lösungsideen für unsere sinkende Kundenbindung zu entwickeln. Das ist wichtig, weil wir nur so unsere Marktposition langfristig halten können.“
Ebenso entscheidend ist es, vorab festzulegen, woran der Erfolg des Workshops später gemessen wird, etwa:
Haben wir ein gemeinsames Verständnis des Problems erreicht?
Gibt es erste, priorisierte Lösungsansätze?
Sind nächste Schritte inklusive Verantwortlichkeiten klar benannt?
Diese Klarheit schafft Fokus, sowohl für die Vorbereitung als auch für die Durchführung und die Nachbereitung des Workshops. Beginnen Sie mit einem präzisen Purpose, wenn sie einen Workshop planen. Er bildet die Grundlage für wirksame Zusammenarbeit und nachvollziehbare Entscheidungen.
2. Relevante Teilnehmer – Wer muss wirklich dabei sein?
In vielen Organisationen hält sich hartnäckig die Grundannahme: „Einige wenige wissen, was das Beste für alle ist.“ Wichtige Entscheidungen werden zunächst im „kleinen Kreis“ ausgearbeitet und den Betroffenen mitgeteilt. Das mag in klar strukturierten, operativen Abläufen funktionieren – bei komplexen, strategischen Fragestellungen führt dieser Ansatz jedoch häufig zu ineffektiven Entscheidungen, geringer Akzeptanz und Widerständen in der Umsetzung.
Denn gerade bei mehrdeutigen oder neuartigen Herausforderungen braucht es die Perspektiven vieler relevanter Akteure – Stichwort: Multiperspektivität.
Ein hilfreiches Tool zur systematischen Auswahl der Teilnehmenden ist die sogenannte ARE IN-Formel: „The right mix of people who ARE IN“:
A – Authority: Menschen mit Entscheidungsmacht oder Mandat.
R – Resources: Personen, die über notwendige Mittel (Zeit, Budget, Personal) verfügen.
E – Expertise: Fachleute mit spezifischem Know-how zur Thematik.
I – Information: Menschen mit wichtigem Hintergrundwissen, Zahlen/Daten/Fakten oder Kontext.
N – Need to be involved: Betroffene, die von den Entscheidungen direkt beeinflusst werden.
Wer einen Workshop planen möchte, sollte diese Dimensionen konsequent berücksichtigen: Je mehr dieser Perspektiven eingebunden sind, desto höher die Qualität der Lösungen und desto größer die Tragfähigkeit der Ergebnisse, die in einem Workshop erarbeitet werden.
3. Passende Mikrostrukturen – Wie wollen gemeinsam denken und entscheiden?
Viele Workshops nutzen oft bekannte Interaktionsmuster, wie Präsentationen, Moderierte Diskussionen, Brainstorming oder offene Diskussionen.
Diese Formate haben zwar durchaus ihre Berechtigung, für die Zusammenarbeit im Rahmen von Entscheidungs- oder Kreativprozessen können sie jedoch zu wenig (z.B. offene Diskussion) oder übermäßig (z.B. Präsentation) strukturiert sein. Beides führt nur selten zu echter Zusammenarbeit und nachhaltigen Ergebnissen.
Wenn Sie einen Workshop planen, ist es deshalb wichtig, den Ablauf als Teil eines größeren Entscheidungs- oder Kreativprozesses zu verstehen. Typische Phasen gehen von Problem erkennen und verstehen, über Lösungsansätze entwickeln, bewerten und priorisieren hin zu Entscheidung treffen, Planen und Evaluieren.
Jede dieser Phasen braucht anders strukturierte Interaktionen – Mikrostrukturen, die Denken aktivieren, Beteiligung ermöglichen und den Prozess gezielt voranbringen.
Im Kontext von Transformation, New Work oder co-kreativen Formaten wie Workshops spricht man häufig von sozialen Technologien. Damit sind bewusst gestaltete Methoden und Strukturen gemeint, die Zusammenarbeit, Dialogfähigkeit, Kreativität und Selbstorganisation fördern. Der Begriff „Technologie“ unterstreicht, dass es sich um systematisch entwickelte und oft iterativ verfeinerte Praktiken handelt – ähnlich wie technische Tools.
Damit Sie einen schnellen Überblick erhalten, finden Sie die wichtigsten Kategorien sozialer Technologien, inklusive typischer Beispiele, Zwecke und möglicher Anwendungsbereiche, in der beigefügten Grafik. Sie zeigt anschaulich, welche Mikrostrukturen sich für welche Phase des Prozesses besonders gut eignen. Eine wirksame Workshop-Gestaltung lebt außerdem von guter Kommunikation im Team. Wie Teamkommunikation gelingen kann und welche Faktoren sie beeinflussen, zeigen wir in unserem Beitrag zur richtigen Teamkommunikation für eine effektive Zusammenarbeit.
Sammlungen wie „Liberating Structures“ oder „Art of Hosting“ bieten zudem eine große Bandbreite an Methoden, die Sie beim Workshop planen gezielt einsetzen können. Richtig ausgewählt und phasengerecht kombiniert, verwandeln diese Mikrostrukturen ein Meeting in einen echten kollaborativen Denk- und Entscheidungsprozess.
Workshop planen: Unsere Storyboard-Vorlage downloaden
Ein gut strukturierter Workshop beginnt mit einer klaren Planung. Damit Sie Ihre nächsten Workshops effizient und gezielt vorbereiten können, haben wir eine pragmatische Storyboard-Vorlage entwickelt. Sie unterstützt Sie dabei, Ziele, Teilnehmende, Methoden, Zeiten und erwartete Ergebnisse übersichtlich zu planen.
Die Vorlage eignet sich ideal für Team-Workshops, Strategie-Meetings, Retrospektiven und Co-Creation-Sessions.
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Fazit
Erfolgreiche Workshops sind kein Zufall. Sie entstehen durch klare Vorbereitung, die bewusste Auswahl relevanter Beteiligter und ein Ablaufdesign, das echte Zusammenarbeit möglich macht. Wer einen Workshop planen möchte, sollte daher immer mit einem präzisen Purpose beginnen, die passenden Personen einbeziehen und Mikrostrukturen wählen, die Denken und Beteiligung aktivieren.
Zusammengefasst:
Ein klarer Purpose gibt Richtung und Fokus.
Relevante Teilnehmende sichern Qualität und Akzeptanz der Ergebnisse.
Bewusst genutzte Mikrostrukturen ermöglichen echte Zusammenarbeit und tragfähige Entscheidungen.
Workshops, die diesen Prinzipien folgen, liefern nicht nur Ergebnisse. Sie stärken auch Zusammenarbeit, Verantwortung und Motivation in Teams und Organisationen.
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Unsere Workshop- und Moderations-Expert:innen unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Durchführung.Für Workshops vor Ort steht Ihnen außerdem unsere eigene Eventlocation GreenlightHUB im Zentrum von München zur Verfügung.
Zum Abschluss noch ein Lesetipp aus unserem Blog: „Unsere Rollen im Projekt – wie Support, Experten, Trainer und Coaches Projekterfolg sichern“.
