Ein moderner Aktenplan ist in vielen Organisationen, egal ob NPO, Institut, Verband, Hochschule, Werbeagentur oder öffentliche Einrichtung, die Grundlage für eine strukturierte und effiziente Dokumentenverwaltung. Denn täglich geht viel Zeit für das Suchen, Sortieren und Nachvollziehen von Dokumenten verloren. Digitale Prozesse, steigende Anforderungen an Transparenz sowie die Notwendigkeit, Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren, machen eine effiziente Akten- und Schriftgutverwaltung zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Aktenplan konkret leistet, warum klassische Ablagestrukturen häufig scheitern und wie eine moderne, prozessorientierte Struktur Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit nachhaltig verbessert.
Am Ende des Beitrags finden Sie zudem unser Whitepaper „Moderne Akten- und Schriftgutverwaltung – Handlungsempfehlungen auf Basis der d.velop-Lösungen“, das speziell für öffentliche Verwaltungen und Dienstleister entwickelt wurde und konkrete Handlungsempfehlungen für die Praxis bietet.
Was ist ein Aktenplan – und warum ist er wichtig?
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan ist ein systematisches Ordnungssystem, das festlegt, wie Dokumente und Akten in einer Organisation strukturiert, geführt und abgelegt werden. Dabei definiert er Hauptgruppen, Untergruppen sowie verbindliche Regeln zur Klassifikation von Informationen.
Er ist jedoch weit mehr als ein reines Ordnungswerkzeug. Ein moderner Aktenplan stellt sicher, dass Informationen dauerhaft auffindbar bleiben, Prozesse nachvollziehbar gestaltet werden und Entscheidungen rechtssicher dokumentiert sind. Damit bildet er die strukturelle Grundlage für Transparenz, Effizienz und Compliance innerhalb der gesamten Organisation.
Warum ist er unverzichtbar?
Ohne eine klare Struktur entstehen ineffiziente Ablagen, Doppelarbeit und Informationsverluste. Ein durchdachtes Ordnungssystem schafft:
Transparenz über alle laufenden Vorgänge
Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
Rechtssicherheit und Compliance
Effiziente Zusammenarbeit innerhalb von Teams
Praxisbeispiele:
Öffentliche Verwaltung: Eine Stadtverwaltung nutzt den Aktenplan, um Vorgänge zentral zu steuern und Prozesse standardisiert abzubilden.
Dienstleister: Eine NPO organisiert Projektunterlagen und Berichte nach Aufgaben und Projekten, sodass Mitarbeitende jederzeit den Überblick behalten.
Wie sieht die Struktur im digitalen Zusammenspiel aus?
Ein moderner Aktenplan entfaltet seine volle Wirkung insbesondere im Zusammenspiel mit einem Dokumentenmanagement System. Dort bildet er die strukturelle Grundlage für:
Digitale Akten
Archivierung
Workflows
Aufgaben- und Fristensteuerung
Durch diese Verzahnung entstehen transparente Abläufe, da das System Dokumente nicht nur ablegt, sondern zugleich prozessual weiterführt. Zuständigkeiten lassen sich klar zuordnen, während Suchzeiten deutlich reduziert werden.
Warum scheitern viele Organisationen an papierbasierten oder fragmentierten Ablagesystemen?
Viele Organisationen arbeiten noch mit historisch gewachsenen oder papierbasierten Strukturen. Zudem sind Informationen häufig über mehrere Laufwerke oder Abteilungen verteilt, wodurch Medienbrüche entstehen.
Typische Folgen sind:
Lange Suchzeiten
Doppelte Dokumente
Unklare Verantwortlichkeiten
Risiken bei Prüfungen oder rechtlichen Nachweisen
Praxisbeispiele:
Öffentliche Verwaltung: Historisch gewachsene Aktenstrukturen führten dazu, dass Dokumente mehrfach abgelegt wurden und Informationen schwer auffindbar waren.
Dienstleister: Eine Werbeagentur verteilte Kundenakten auf verschiedene Laufwerke, wodurch Abstimmungen zwischen Kreativ- und Account-Teams erschwert wurden.
Wie kann ein moderner Aktenplan Prozesse transparenter und effizienter machen?
Ein moderner Aktenplan orientiert sich an Aufgaben und Prozessen statt an einzelnen Abteilungen oder Personen. Dadurch bleibt die Struktur stabil, selbst wenn organisatorische Veränderungen stattfinden.
Vorteile:
Dokumente sind jederzeit auffindbar
Prozesse werden transparent abgebildet
Rollen und Zuständigkeiten lassen sich klar definieren
Automatisierungsmöglichkeiten entstehen durch strukturierte Metadaten
Praxisbeispiele:
Öffentliche Verwaltung: Die Verwaltung strukturiert Bauanträge nach Vorgängen und legt sie nicht nach Organisationseinheiten ab.
Dienstleister: Eine Werbeagentur legt Kampagnenakten nach Kundenprojekten und Phasen (Konzept, Umsetzung, Reporting) an, wodurch Abstimmungen schneller und effizienter erfolgen.
Wer sollte für Akten- und Schriftgutverwaltung verantwortlich sein?
Die Verantwortung für Aktenplan und Schriftgutverwaltung liegt nicht ausschließlich bei der IT oder einer einzelnen Abteilung. Entscheidend ist vielmehr ein klar definiertes Governance-Modell, das Zuständigkeiten organisationsweit regelt und verbindliche Standards schafft.
Best Practices:
Klare Rollenverteilung: Wer legt Akten an, wer prüft sie und wer ist für die Aktualisierung der Struktur verantwortlich?
Regelmäßige Kontrolle und Anpassung des Aktenplans, um organisatorische Veränderungen zu berücksichtigen
Einbindung aller Mitarbeitenden durch Schulungen und transparente Kommunikation
Praxisbeispiele:
Öffentliche Verwaltung: Abteilungsleiter übernehmen die Verantwortung für die korrekte Ablage innerhalb ihrer Organisationseinheit und stellen die Einhaltung der Struktur sicher.
Dienstleister: Ein Institut bestimmt Projektleiter als Verantwortliche für die Dokumentenstruktur innerhalb ihres jeweiligen Projekts, sodass klare Zuständigkeiten definiert sind.
Fazit
Ein moderner Aktenplan ist der Schlüssel zu effizientem Arbeiten, transparenten Prozessen und rechtssicherer Dokumentation. Egal ob NPO, Institut, Werbeagentur oder öffentliche Einrichtung, Organisationen, die ihre Aktenführung strukturiert und konsequent gestalten, sparen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen nachhaltige Übersicht.
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