Deltek hat kürzlich mit Bryan Paetsch, Associate Director bei Moss Adams, gesprochen. Moss Adams ist eine weltweit tätige Professional-Services-Firma, die Dienstleistungen in den Bereichen Rechnungswesen, Steuern, Beratung und Prüfung anbietet.
Moss Adams führte Deltek Maconomy ein, um Zeit zu sparen und Prozesse zu verbessern.
Welche Rolle spielen Sie bei Moss Adams und wie groß ist das Unternehmen?
Mein Büro befindet sich in Seattle und ich bin Associate Director für Shared Services. Mein Aufgabenbereich umfasst die Bereiche Rechnungswesen, Verbindlichkeiten und Kundenabrechnung in den USA. Die Systemverwaltung erfolgt jedoch zentral für die USA und Indien. Insgesamt hat unser Unternehmen 4.400 Mitarbeiter, und mein Team umfasst 65 Personen.
Wann hat Moss Adams angefangen, Deltek Maconomy zu nutzen, und welche Herausforderungen wollten Sie damit lösen?
Wir haben im Januar 2020 begonnen, Deltek Maconomy zu nutzen, und mittlerweile verwenden wir es im gesamten Unternehmen. Unser Ziel war es, die Effizienz zu verbessern, Prozesse zu automatisieren, und Maconomy entsprach genau unseren Anforderungen. Außerdem sind wir schnell gewachsen und brauchten deshalb eine skalierbare Lösung.
Eines der größten Probleme mit unserer vorherigen Lösung war die fehlende Integration der einzelnen Produkte. Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft müssen wir beispielsweise sehr genau auswählen, mit wem wir Geschäfte machen und wie wir Kundendaten speichern. Häufig waren unsere Kundendaten über verschiedene Anwendungen verteilt. Manchmal fanden wir Kundendaten an einem Ort und an einem anderen nicht, sodass es ein zeitaufwendiger manueller Prozess war, potenzielle Kunden einzubinden, sie in das System aufzunehmen und für die Zeit- und Kostenerfassung sowie die Rechnungsstellung vorzubereiten.
Heutzutage ist die Integration absolut entscheidend für ein erfolgreiches Geschäft. Deshalb haben wir die Integration in unsere Implementierung von Maconomy aufgenommen. Bevor wir Maconomy verwendeten, nutzten wir ein Konkurrenzprodukt, bei dem einige Datenelemente an sieben verschiedenen Stellen eingegeben werden mussten. Das war sehr ineffizient. Mit Maconomy geben Sie die Daten nur einmal ein. Diese Daten werden dann automatisch in das nächste Feld übertragen und müssen nicht erneut eingegeben werden. Außerdem gibt es keine Wartezeit für die Übertragung. Dieser neue Prozess ist für das Unternehmen sehr erfolgreich und vorteilhaft und hat Ressourcen für wichtigere Projekte freigegeben.
Können Sie Deltek Maconomy während des Akquisitionsprozesses implementieren, wenn Sie bedenken, dass Sie normalerweise Geschäfte mit verschiedenen Firmen tätigen?
Im vergangenen Jahr hat Moss Adams neue Kunden und Mitarbeiter von fünf verschiedenen Beratungsunternehmen übernommen. Wir konnten diese Kunden und Mitarbeiter erfolgreich in Maconomy einbinden und integrieren, und das bereits am ersten Tag. Die Finanzsystemadministratoren haben den Dreh raus und können es in kurzer Zeit schaffen. Wir haben ein Team vor Ort für die neuen Mitarbeiter und schulen sie in Bereichen wie Zeit- und Kostenerfassung. So können sie vom ersten Tag an loslegen.
Gibt es noch andere Funktionen von Deltek Maconomy, die Sie nutzen, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen?
Die größten Auswirkungen von Maconomy auf mein Team gibt es in der Kundenabrechnung. Vor Maconomy war die Erstellung, Bearbeitung und der Versand von Rechnungen ein mehrstufiger manueller Prozess.
Mit unserem alten System wurde für jede Rechnung ein Microsoft Word-Dokument im System erstellt, auf dieses wir fast immer zurückgehen mussten, um die Richtigkeit der Angaben und Formatierung zu überprüfen. Außerdem konnte es keine Rechnung automatisch per E-Mail an einen Kunden senden. Wir mussten also das Word-Dokument als PDF drucken, die E-Mail an den Kunden erstellen und dann senden. Mit Maconomy haben wir jetzt einen optimierten Prozess, bei dem die Rechnung, wenn sie fertig und für den E-Mail-Versand eingerichtet ist, einfach läuft, und es wird nichts gedruckt, bis die Rechnung fertig und perfekt ist.
Als wir Maconomy im Jahr 2020 eingeführt haben, hätte der Zeitpunkt nicht besser sein können. Als der COVID-Shutdown eintrat, gingen alle nach Hause. Hätten wir immer noch das alte System verwendet, bei dem die Rechnungen ausgedruckt werden mussten, hätten wir jeden Tag Mitarbeiter im Büro gebraucht, verteilt auf verschiedenen Etagen. Da wir aber Maconomy im Einsatz hatten, gingen wir einfach nach Hause und konnten unsere Arbeit ohne Unterbrechung erledigen. Irgendwie standen die Sterne günstig für uns, und wir hatten großes Glück.
Außerdem ermöglicht uns Maconomy, Projektaufgaben zu übertragen. Wenn ich zum Beispiel eine Aufgabe abgeschlossen habe, aber weiß, dass ich sie nächstes Jahr erneut erledigen muss, kann ich sie übertragen und den Auftrag für das nächste Jahr direkt im System erstellen. Dadurch ist mein Auftrag für das nächste Jahr bereits vorbereitet.
