1. Handlungsempfehlung
Um ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können, sollten Sie, falls noch nicht geschehen, ein zentrales E-Mail-Postfach einrichten: z. B. Rechnungen@….de. Zusätzlich müssen Sie Ihre IT-Infrastruktur so anpassen, dass Sie sowohl XRechnungen als auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format validieren, verarbeiten und revisionssicher für mindestens zehn Jahre archivieren können. Da sich E-Rechnungen in mehreren Aspekten von Papierbelegen oder herkömmlichen PDF-Dateien unterscheiden, ist es ratsam, Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig im Umgang mit diesen neuen Formaten zu schulen. Falls Sie als Lieferant von den Übergangsfristen Gebrauch machen möchten, holen Sie idealerweise noch in diesem Jahr die Zustimmung Ihrer Kunden ein, dass Sie weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen dürfen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 sind Sie jedoch verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Viele Finanzbuchhaltungssysteme unterstützen bereits heute die Erstellung von ZUGFeRD- und XRechnungen.
2. 10 Vorteile der E-Rechnung

2.1 Kostenersparnis
Der Verzicht auf Papier, Postgebühren und Druckkosten führt zu erheblichen Einsparungen. Außerdem wird weniger Platz für die Aufbewahrung von Rechnungen benötigt.

2.2 Beschleunigte Prozesse
E-Rechnungen können sofort versendet und empfangen werden, was die Bearbeitung und den Zahlungsvorgang beschleunigt. Unternehmen müssen nicht mehr auf Postzustellung oder die manuelle Bearbeitung warten.

2.3 Fehlerreduktion
Durch die strukturierte Datenübermittlung werden menschliche Fehler wie falsche Eingaben oder Tippfehler vermieden. Automatisierte Systeme können die Rechnungsdaten direkt verarbeiten und in Buchhaltungssysteme übernehmen.

2.4 Revisionssicherheit
E-Rechnungen können sicher und revisionsfest archiviert werden. Die elektronische Archivierung ermöglicht eine einfache und schnelle Suche und Wiederherstellung der Rechnungen im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen.

2.5 Nachhaltigkeit
Der Einsatz von E-Rechnungen trägt zur Reduktion des Papierverbrauchs bei und fördert somit umweltfreundliche Geschäftsprozesse.

2.6 Transparenz
Alle Rechnungsdaten sind in einem maschinenlesbaren Format vorhanden, was eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz der Rechnungen sowie der gesamten Finanztransaktionen ermöglicht

2.7 Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
E-Rechnungen entsprechen den rechtlichen Anforderungen und erleichtern die Einhaltung der Steuer- und
Buchhaltungsvorschriften, da sie in einem standardisierten Format vorliegen.

2.8 Erhöhte Effizienz im Cashflow-Management
Da E-Rechnungen schneller bearbeitet werden können, ist eine zeitnahe Begleichung von Forderungen und eine schnellere Überwachung von Zahlungen möglich.

2.8 Integration in bestehende Systeme
E-Rechnungen können nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, was eine effiziente und fehlerfreie Datenverarbeitung ermöglicht.

2.10 Skalierbarkeit
Unternehmen können problemlos eine große Anzahl von Rechnungen verarbeiten, da die Verwaltung und Bearbeitung automatisiert erfolgt.
3. Was B2B Unternehmen jetzt wissen müssen
Die Zeit drängt: Seit dem 1. Januar 2025 tritt die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht imB2B-Sektor in Kraft – ein wesentlicher Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Mit diesem Wandel endet die Ära der Papier- und PDF-Rechnungen.
Der Umstieg auf die E-Rechnung ist jedoch weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe: Er steht für Fortschritt, Effizienz und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für zahlreiche Unternehmen bedeutet dies eine grundlegende Transformation ihrer Arbeitsweise. Gleichzeitig eröffnet sich die Chance, das Unternehmen optimal auf die digitale Zukunft auszurichten.
Doch was sollten B2B-Unternehmen jetzt wissen und wie können sie die Umstellung erfolgreich bewältigen? In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die zentralen Aspekte der E-Rechnung und stellen konkrete Maßnahmen vor, die Ihnen helfen, bestens auf das neue Rechnungszeitalter vorbereitet zu sein.
Begleiten Sie uns auf dem Weg in die Welt der E-Rechnung – eine Welt, in der digitale Präzision und der Verzicht auf Papier Hand in Hand gehen, um Ihr Unternehmen effizienter und zukunftssicher zu machen.
4. Welche E-Rechnungsformate sind entscheidend?
Die Wahl des E-Rechnungsformats richtet sich nach den individuellen Anforderungen und der Zielgruppe. In Deutschland sind insbesondere ZUGFeRD und XRechnung die am häufigstenverwendete Formate.

5. Ist eine Umstellung auf E-Rechnung für mein Unternehmen notwendig?
Die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfordert eine gut geplante Vorgehensweise, um den Übergang reibungslos und effizient zu gestalten. Nachfolgend sind die wichtigsten Schritte aufgeführt:
ANALYSE DER AKTUELLEN PROZESSE
Bewerten Sie zunächst Ihre bestehenden Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse. Identifizieren Sie, welche Bereiche angepasst werden müssen, um die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen. Dazu gehören unter anderem:
- Die technische Infrastruktur
- Schnittstellen zu bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen
- Zuständigkeit im Team
AUSWAHL EINES GEEIGNETEN E-RECHNUNGSFORMATS
Entscheiden Sie sich für ein E-Rechnungsformat, das den gesetzlichen Anforderungen sowie den Bedürfnissen Ihrer Geschäftspartner entspricht. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigsten Standards.
SCHULUNG DER MITARBEITENDEN
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, insbesondere diejenigen aus der Buchhaltung und dem Rechnungswesen, zu den neuen Prozessen und Systemen. Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Abteilungen mit den Anforderungen und Vorteilen der E-Rechnung vertraut sind.
IMPLEMENTIERUNG EINER PASSENDEN SOFTWARELÖSUNG
Wählen Sie eine Softwarelösung, die:
- Die Verarbeitung der ausgewählten E-Rechnungsformate unterstützt
- Sich in Ihre vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt
- Regelmäßige Updates zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bietet
EINRICHTUNG VON TESTLÄUFEN
Führen Sie vor der vollständigen Einführung Testläufe durch. Dabei sollten Sie:
- E-Rechnungen mit internen Abteilungen und aus- gewählten Geschäftspartnern austauschen
- Den Datenaustausch und die Verarbeitung gründlich prüfen
- Feedback einholen und notwendige Anpassungen vornehmen
KOMMUNIKATION MIT GESCHÄFTSPARTNERN
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über die Umstellung. Klären Sie, ob diese ebenfalls bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen oder zu senden, und stimmen Sie die Anforderungen und Formate ab.
6. Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 zeigt einen bedeutenden Meilenstein auf dem Weg zu mehr Digitalisierung und Effizienz im B2B-Sektor. Unternehmen stehen nun vor der Aufgabe, ihre Prozesse frühzeitig anzupassen,
passende Softwarelösungen einzuführen und ihre Mitarbeitenden gezielt zu schulen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Unternehmen, die diese Transformation aktiv angehen, erfüllen nicht nur die neuen gesetzlichen Anforderungen, sondern sichern sich auch einen Wettbewerbsvorteil und positionieren sich zukunftssicher in der digitalen Welt.
Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, die Weichen für die E-Rechnung zu stellen und ihre Potenziale voll auszuschöpfen.

01.01.2025
Jedes Unternehmen wird verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können.
31.12.2026
Die Übergangsregelung
für die Ausstellung von
Rechnungen in
Papierformat oder anderen
elektronischen Formaten
endet.
31.12.2027
Ablauf der verlängerten
Übergangsfrist für
Unternehmen mit einem
Umsatz von weniger als
800.000,- Euro.
01.01.2028
Verpflichtung Einhaltung
der neuen Anforderungen
an elektronische
Rechnungen.