Effizienzsteigerung durch die perfekte Kombination
In der heutigen digitalisierten Unternehmenswelt sind ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) fester Bestandteil vieler Unternehmen. Sie sorgen für optimierte Prozesse, transparente Datenhaltung und effiziente Abläufe. Doch trotz aller Vorteile stoßen ERP-Systeme in der Verwaltung von Dokumenten oft an ihre Grenzen. Hier setzt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Die Kombination beider Systeme schafft eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Compliance-Anforderungen einhalten und Kosten senken wollen.
Optimierte Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement
ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, Daten strukturiert abzulegen und Prozesse zu steuern. Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine liegen dabei oft verteilt im System und sind nur mit hohem Suchaufwand auffindbar. Ein DMS integriert sich nahtlos in das ERP und sorgt für eine zentrale, logische Ablagestruktur. Mitarbeiter erhalten relevante Dokumente direkt im Kontext ihrer Arbeitsprozesse – ohne Medienbrüche oder lange Suchzeiten.
Mit einem DMS, wie der Lösung d.velop documents, lassen sich Dokumente nicht nur effizienter verwalten, sondern auch schneller und gezielter auffinden. Dank
-
- intelligenter Suchfunktionen
- Einsatz von KI
- automatisierter Verschlagwortung
werden relevante Unterlagen innerhalb von Sekunden bereitgestellt. Diese zentrale Datenhaltung sorgt nicht nur für mehr Transparenz, sondern verhindert auch die Entstehung von Datensilos. Abteilungen können reibungslos zusammenarbeiten, und selbst Kollegen ohne direkten ERP-Zugriff können bei entsprechender Berechtigung auf relevante Dokumente zugreifen.
Automatisierte Prozesse und Compliance-Sicherheit
Durch die Integration eines DMS in die bestehende Systemlandschaft lässt sich die Prozessautomatisierung weiter optimieren. Wiederkehrende Abläufe, wie Freigabeprozesse oder Rechnungsverarbeitung, können digitalisiert und standardisiert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Automatische Workflows stellen sicher, dass Dokumente fristgerecht bearbeitet und genehmigt werden.
Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Compliance. Dokumente werden revisionssicher archiviert, Änderungen sind nachverfolgbar und Zugriffsrechte lassen sich granular steuern. Unternehmen profitieren so von einer rechtskonformen und transparenten Dokumentenverwaltung. Gerade in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, der Gesundheitsbranche oder der Industrie ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften essenziell. Ein DMS unterstützt hier mit umfassenden Audit-Funktionen, die eine lückenlose Dokumentation aller Prozesse ermöglichen.
Nahtlose Integration und flexible Erweiterungsmöglichkeiten
Die DMS-Lösung von d.velop lässt sich flexibel in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Durch standardisierte Schnittstellen ist eine Anbindung an ERP-Systeme wie Unit4 ERP oder Deltek Maconomy problemlos möglich. Diese nahtlose Integration ermöglicht eine durchgängige Nutzung aller Funktionen, ohne dass Mitarbeiter zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen.
Darüber hinaus ermöglicht die cloud-basierte Lösung d.velop documents eine standortunabhängige Nutzung. Dies ist besonders für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder hybriden Arbeitsmodellen von Vorteil. Durch mobile Apps und Webzugriffe können Mitarbeiter auch von unterwegs auf wichtige Dokumente zugreifen. Dies erhöht die Flexibilität im Arbeitsalltag deutlich.
Kostensenkung durch digitale Dokumentenhaltung
Neben der Prozessoptimierung bietet der Einsatz von d.velop documents auch finanzielle Vorteile. Der Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten für:
- Druck
- Versand
- Archivierung
werden deutlich reduziert. Zudem kann durch die Auslagerung von Dokumenten aus der ERP-Datenbank Speicherplatz eingespart werden, was gerade bei Cloud-basierten ERP-Lösungen zu geringeren Betriebskosten führt. Die Verwaltung von physischen Archiven entfällt, wodurch Unternehmen nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen einsparen. Auch die Effizienz in der Bearbeitung von Dokumenten steigt deutlich. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Unterlagen und können sich stattdessen auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Dies wirkt sich direkt auf die Produktivität und damit auf die Rentabilität eines Unternehmens aus.
Fazit: Mehr Effizienz durch ERP und DMS
Die Verbindung von ERP- und DMS-Systemen bietet Unternehmen eine ideale Grundlage, um
- Prozesse zu optimieren,
- Compliance sicherzustellen
- Kosten zu senken.
Die Integration schafft eine zentrale Informationsquelle, die unternehmensweit verfügbar ist und Datensilos verhindert. Unternehmen profitieren von einer durchgängigen Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse, einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und einer erhöhten Datensicherheit.
Jetzt handeln:
Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Informieren Sie sich über unsere Lösungen von d.velop und starten Sie noch heute mit der digitalen Transformation!
