Projektportfolio
Management

Wir unterstützen Sie bei dem Design der unternehmensinternen Prozesse zum Projektportfolio-Management (PPM) sowie bei der Auswahl einer passenden Software-Lösung und dessen Implementierung. Hierzu zählen folgende Tätigkeiten:

• Erstellung von Anforderungskatalogen und Use Cases
• Marktanalyse und Auswahl der passenden Softwarelösung
• Konzeptionierung, Prozessdesign und Projektportfolio-Management
• Steuerung des Softwareherstellers
• Implementierung der Lösung und Einführung des PPM-Prozesses
• Schulung und laufende Betreuung

Warum Projektportfolio-Management?

Projekte sind heute allgegenwärtig. Die Bedeutung sowie die Anzahl der Projekte nimmt laut Angaben der Projektwirtschaft in den letzten Jahren immer mehr zu. Deshalb sind viele Organisationen sowie Unternehmen gezwungen sich stetig mit professionellen Projektmanagement, aber auch mit dem übergreifenden Projektportfolio-Management zu beschäftigen.

Das PPM wird häufig als Oberbegriff verwendet, um alle miteinander verbundenen und abhängigen Projekte zu verwalten. PPM betrachtet das Gesamtbild aller zusammengefassten Projekte aus der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft. Ziel ist es, ausgehend von Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen, die richtigen Projekte zusammenzustellen und diese übergeordnet zu planen und zu steuern. Daraus ergibt sich eine Beziehung zwischen Projekten, PPM und Unternehmensstrategie.

Projektportfolio-Management ist, in Anlehnung an DIN 69909-1:2013, die übergreifende Planung und Steuerung des Projektportfolios. Mithilfe von Methoden, Werkzeugen und Strukturen, werden die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt.

Ein Projektportfolio beinhaltet meist alle geplanten Projekte, alle laufenden Projekte und alle Projektideen. Somit kann besser geprüft und analysiert werden, ob ein Projekt derzeit realisiert werden kann. Darüber hinaus kann man mögliche Szenarien im selben Projekt simulieren und verschiedene Optionen durchspielen. Projektportfolio-Management hilft einem dabei, strategische Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.

Ressourcenmanagement und Ressourcenplanung

Unternehmen leiden heutzutage immer häufiger an Ressourcenmangel. Dies beinhaltet unter anderem Personal, Material, Energie oder finanzielle Mittel. Deswegen ist es im Multiprojekt- bzw. auf Projektportfolioebene unumgänglich eine Übersicht der verfügbaren Ressourcen zu haben. Das Projektportfolio-Management ermöglicht einen Abgleich der Ressourcenbedarfe sowie der verfügbaren Ressourcen. Die Ressourcenplanung ist also sowohl im Projektportfolio-Management als auch im Rahmen der konkreten Projektplanung notwendig. Es ist wichtig, den verfügbaren Ressourcen die Aufgaben mit höchster Priorität zuzuweisen und zu überwachen. Somit kann die Ressourcenzuweisung projektübergreifend verwaltet und Ressourcen nach Abteilungen, Geschäftsbereichen und Kompetenzen gefiltert werden. Zudem besteht die Möglichkeit sich je Ressource eine Auslastungsanalyse anzeigen zu lassen, um Ressourcenkonflikte besser zu lösen und den Projektfortschritt in Verbindung mit den jeweiligen Ressourcen zu überprüfen.

Projektcontrolling

Unterstützt durch die PPM-Software werden standardmäßig für das Projektcontrolling die Earned Value Analyse (EVA) sowie die Meilensteintrendanalyse verwendet. Beide Methoden sind Inhalt des Projektstatusberichtes. Weitere Kennzahlen bzw. detailliertere Darstellungen können individuell und je nach Bedarf des Projektes in den Statusbericht aufgenommen werden.
Umfangreiche Analyse- und Aussagekraft ermöglicht die EVA, bei der mit Hilfe von Plan- und Ist-Daten Kennzahlen berechnet werden, die den Projektfortschritt hinsichtlich Kosten, Zeit und Leistungsumfang bewerten. Darüber hinaus liefert die EVA Prognosen für das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Projektkosten. Wichtigste Berechnungsgrundlage der Kennzahlen ist der sog. Earned Value (dt.: Fertigstellungswert), der aus der Summe der geplanten Aufwände für den zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistungsumfang ermittelt wird. Bei meilensteinbasierten Projekten bietet sich die Meilensteintrendanalyse als eine übersichtliche Darstellungsform des Projektverlaufes an. Voraussetzung ist, dass die Meilensteine im Rahmen der Planungen eindeutig definiert sind und diese während der gesamten Projektdauer in einem Diagramm gleichmäßig überprüft sowie fortgeschrieben werden. Die PPM-Software unterstützt die Darstellungsform.

Projektrisiken im Projektportfolio-Management

Für viele Unternehmen ist es verpflichtend ein aussagekräftiges Risikomanagement auf strategischer Ebene zu betreiben. Im Projektportfolio können die Risiken aller Projekte aggregiert und für das Risikomanagement transparent gemacht werden. Häufig sind gerade die Risiken der Projekte ein wesentlicher Faktor für die gesamte Bewertung des Risikos einer Organisation oder eines Unternehmens.
Letztendlich lassen sich die Informationen zu den Risiken auch bei der Entscheidungsfindung verwenden.

Wissen sammeln, aufbereiten und nutzbar machen

Ein weiterer Vorteil des PPMs liegt auf dem Management von Know-how. Wissen, Erfahrungen, Verbesserungsideen oder Lernerkenntnisse können innerhalb verschiedener Projekte gesammelt und in einer PPM-Software dargestellt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich ein nachhaltiger Kreislauf des Wissenstransfers sowie der Verbesserung einiger Prozesse in Ihrem Unternehmen etabliert.

Nutzen des Projektportfolio-Management

Häufig fallen Gegenargumenten, ein Projektportfolio-Management einzuführen. Der administrative Aufwand sei zu hoch, die Ressourcen würden anderweitig besser eingesetzt, benötigt würden weitere Schnittstellen zur derzeit genutzten Software oder es sei schlichtweg zu teuer. Dabei birgt das PPM Nutzen auf jeglicher Unternehmensebene. Es hilft Ihnen Ihre Strategie konsequent und systematisch umzusetzen. Durch eine enge Verzahnung von Strategie- und Projektarbeit werden die richtigen Projekte ausgewählt, unnötige Doppelarbeit vermieden und Synergien erzielt. Chancen und Risiken in allen Projekten werden frühzeitig erkannt, auf Ebene des Portfolios transparent gemacht und entschieden. PPM macht Entscheidungsbedarfe transparent und hilft den Verantwortlichen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Knappe Ressourcen werden mit dem Blick auf die übergreifenden Bedarfe in Projekten effizient und effektiv eingeplant. Durch PPM können Erfahrungen aus den Projekten gesammelt, bewertet und in das Unternehmen zurückgespiegelt werden. Die Transparenz über alle Projekte erleichtert die Abstimmung zwischen den Projektleitern und verhindert unnötige Eskalationen. Eine bessere Kommunikation zwischen unterschiedlichen Ebenen des Projekt-, sowie PPM erhöht die Leistungsfähigkeit und verringert die Wahrscheinlichkeit von Konflikten.

Was bietet Ihnen das Projektportfolio-Management der Greenlight Consulting?

Wir besitzen einschlägige Projekterfahrung und Wissen im Bereich Projektportfolio-Management. Als Projektpartner unterstützen wir Sie bei folgenden Tätigkeiten:

• Auswahl und Einführung eines Softwaretools für das Projektportfolio- und Projektmanagement
• Aufbau und Einführung eines neuen PPM-prozesses
• Etablierung eines Portfolio-Boards
• Erstellung von Detailkonzepten
• Durchführung von Wirtschaftlichkeits- sowie Auswirkungsanalysen
• Aufbau und Einführung des Projektportfolio- und Projektcontrollings für klassische, aber auch agile Projekte
• Optimierung des Projektmanagements
• Optimale Ressourcenauslastung sowie -planung