Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland bemüht sich bei der digitalen Transformation. Die Verwaltung soll effizienter, bürgerfreundlicher und transparenter werden. Mit dem OZG ist die digitale Transformation der Verwaltung seit einigen Jahren auch rechtlich in Deutschland festgelegt. Doch obwohl es vereinzelte Fortschritte bei der Einführung und Durchführung digitaler Verwaltungsprozesse gibt, steht die öffentliche Verwaltung aktuell vor zwei großen Herausforderungen: Fehlende Digitalisierung und zunehmender Fachkräftemangel.

Die Bewältigung dieser Probleme erfordert langfristige Strategien, den Ausbau digitaler Kompetenzen, eine stärkere Ausrichtung auf Bürgernähe und Servicequalität. Das zentrale Element langfristiger Digitalisierungsstrategien bilden allerdings die Investitionen in IT-Modernisierungen, insbesondere in die Digitalisierung der bestehenden Prozesse durch eine ERP-Software.

Herausforderung der Digitalisierung

Das OZG als potenzieller Digitalisierungstreiber?

OZG steht für das „Onlinezugangsgesetz“. Es ist ein deutsches Bundesgesetz, das im Jahr 2017 verabschiedet wurde und darauf abzielt, Verwaltungsleistungen der öffentlichen Verwaltung digital zu gestalten. Das Ziel des OZG ist es, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen den digitalen Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen zu erleichtern, indem Behörden verpflichtet werden, ihre Leistungen bis Ende 2022 online anzubieten. Das Gesetz verlangt von Bund, Ländern und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen und bestimmte Standards für die elektronische Abwicklung von Verwaltungsvorgängen zu etablieren. Hierzu gehören beispielsweise die Möglichkeit zur Online-Beantragung von Dokumenten, wie etwa Führerscheinen oder Personalausweisen, sowie die elektronische Kommunikation mit Behörden.

Das OZG ist also ein wichtiger Schritt zur Modernisierung der Verwaltung und zur Verbesserung der Servicequalität für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen durch die Schaffung von digitalen Angeboten und Dienstleistungen.

Probleme bei der Einführung einer digitalen Lösung

Die praktische Umsetzung des OZG zeigt allerdings auf, mit welchen Herausforderungen die Einführung von digitalen Lösungen im öffentlichen Sektor verbunden ist.

Eine der primären Herausforderungen liegt in der Komplexität der Verwaltungsprozesse selbst. Viele Verwaltungsdienstleistungen sind historisch bedingt komplex strukturiert und basieren auf analogen Arbeitsabläufen. Die Transformation dieser Prozesse in digitale Formate erfordert eine Neugestaltung von Abläufen und Strukturen, was aufgrund der Vielschichtigkeit der Verwaltungsdienstleistungen eine große Herausforderung darstellt. Ein weiterer zentraler Aspekt betrifft die Sicherheit sensibler Daten. Die Digitalisierung von Verwaltungsdiensten erfordert einen hohen Grad an Datensicherheit und Datenschutz, um potenzielle Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Die Implementierung sicherer digitaler Infrastrukturen und entsprechender Sicherheitsvorkehrungen ist daher von entscheidender Bedeutung. Zusätzlich erschweren verschiedene Verwaltungssysteme und -formate den reibungslosen Austausch von Daten zwischen den Behörden. Es bedarf einheitlicher Standards und Mechanismen, um die Interoperabilität zwischen den Systemen zu gewährleisten und eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Neben technischen Aspekten spielen auch die digitale Kompetenz und Akzeptanz der Anwender eine entscheidende Rolle. Sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch Mitarbeitende der Verwaltung benötigen möglicherweise Schulungen und Unterstützung, um digitale Dienste effektiv nutzen zu können.

Um digitale Lösungen wie ein ERP-System erfolgreich im Bereich der öffentlichen Verwaltung zu implementieren, wird folgerichtig nicht nur ein auf die öffentliche Verwaltung ausgelegtes ERP-System benötigt, sondern auch die dazugehörige Expertise des Implementierungspartners, der die komplexen und historisch gewachsenen Prozesse in der öffentlichen Verwaltung kennt und versteht.

Herausforderung Fachkräftemangel

Der Öffentliche Dienst muss attraktiver werden

Der Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands ist ein vielschichtiges Problem, das verschiedene Bereiche betrifft. Ein Hauptgrund dafür liegt im demografischen Wandel. Viele erfahrene Mitarbeitende treten in den Ruhestand, während nicht genügend qualifizierte Nachfolger vorhanden sind, um diese Lücken zu schließen. Dieser demografische Wandel beeinflusst die Verfügbarkeit von Fachpersonal maßgeblich. Zusätzlich kämpft der öffentliche Sektor oft mit dem Image, weniger attraktiv oder weniger dynamisch als der private Sektor zu sein. Dies kann vor allem Absolventen davon abhalten, eine Karriere in der Verwaltung anzustreben. Auch die Rekrutierungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung sind manchmal veraltet oder unflexibel, was es schwieriger macht, junge Fachkräfte anzulocken, die sich moderne Arbeitsweisen, Flexibilität und Entwicklungsmöglichkeiten wünschen. Des Weiteren erfordert die öffentliche Verwaltung oft spezifische Qualifikationen und Erfahrungen, die oft nicht ausreichend vorhanden sind oder nicht den sich ändernden Anforderungen und Technologien entsprechen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung braucht die Verwaltung vermehrt Fachkräfte mit entsprechenden IT-Kenntnissen, die jedoch oft knapp und hart umkämpft sind.

Potenzielle Auswirkungen dieses Fachkräftemangels sind vielfältig und teilweise schon längst spürbar: längere Bearbeitungszeiten von Verwaltungsvorgängen, ein Mangel an Innovation und neuen Ideen, überlastete verbleibende Mitarbeitende und sogar eine Abnahme der staatlichen Leistungen.

Dem Fachkräftemangel entgegenwirken

Über 25% der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung werden in den kommenden 10 Jahren in den Ruhestand gehen. Oftmals sind die Beschäftigten außerdem mit befristeten Verträgen ausgestattet. 80% der Beschäftigten im Öffentlichen Dienst können sich sogar einen Arbeitgeberwechsel vorstellen. Die öffentliche Verwaltung hat folglich nicht nur ein Problem neue Beschäftigte einzustellen, sondern auch mit einer hohen Ausstiegs- und Fluktuationsrate in den kommenden Jahren zu kämpfen.

Dem Fachkräftemangel muss demnach unmittelbar entgegengesteuert werden, um eine weitere Verschärfung der aktuellen Situation bis dahin zu vermeiden. Dies kann einerseits durch Steigerung der Attraktivität des öffentlichen Dienstes als Arbeitgeber, der Modernisierung von Rekrutierungsprozessen, gezielten Aus- und Weiterbildungsprogramme oder der Anpassung von Arbeitsstrukturen an die aktuellen und zukünftigen Anforderungen gelingen.

Das ERP-System als IT-Lösung für aktuelle Herausforderungen

ERP-Systeme haben das Potenzial, die öffentliche Verwaltung in vielerlei Hinsicht zu entlasten und zu verbessern. Die Integration eines passenden ERP-Systems bietet eine Fülle von Möglichkeiten, um effizientere, transparentere und benutzerfreundlichere Verwaltungsabläufe zu schaffen und die öffentliche Verwaltung durch Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung zu entlasten.

Durch den Einsatz von ERP-Systemen können viele Standardaufgaben automatisiert werden. Das reicht von der Verwaltung von Dokumenten bis hin zur Bearbeitung von Anträgen und Formularen. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich. Dadurch werden die Prozesse nicht nur effizienter, die Beschäftigten werden entlastet und haben mehr Zeit für komplexere, kundenorientierte Aufgaben. Auch die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen wird verbessert. Dadurch werden fast alle Prozesse beschleunigt und die Reaktionsfähigkeit der Verwaltung optimiert. Ein entscheidender Vorteil digitaler Lösungen liegt in der Verbesserung der Bürgerdienste.

Durch die effiziente Verwaltung und Analyse von Daten können fundierte Entscheidungen getroffen und langfristige Strategien entwickelt werden. Öffentliche Daten können leichter zugänglich gemacht werden, was die Transparenz der Verwaltung erhöht und Bürgern sowie Unternehmen einen besseren Einblick in Entscheidungsprozesse und Informationen gewährt. Ein gut durchdachtes und vom ERP-System gestütztes Datenmanagement bildet eine wichtige Grundlage für die digitale Verwaltung. Neben diesen Vorteilen bieten moderne IT-Lösungen auch verbesserte Sicherheitsmechanismen, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und Datenschutzstandards einzuhalten.

Der Einsatz eines ERP-Systems bringt viele Vorteile für die öffentliche Verwaltung. Allerdings erfordert die Implementierung eines ERP-Systems sorgfältige Planung, Schulungen der Beschäftigten und regelmäßige Aktualisierungen. Nur so können mögliche Herausforderungen bewältigt und die volle Effektivität dieser Lösungen gewährleistet werden. Zielgerichtete Maßnahmen, um moderne Technologie in die öffentliche Verwaltung zu integrieren, können einen bedeutenden Wandel hin zu effizienteren und serviceorientierten Verwaltungsstrukturen bewirken.

Greenlight als erfahrener Implementierungspartner von Unit4 ERP

Langjährige Software- und Prozesserfahrung sowie spezifische Expertise im Umgang mit öffentlichen Kunden bilden das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung von ERP-Systemen in der Verwaltung.

Unsere Stärke liegt in unserer umfassenden Kenntnis der Prozesse innerhalb der Öffentlichen Verwaltung. Durch jahrelange Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen haben wir ein tiefgreifendes Verständnis für die einzigartigen Anforderungen, Bestimmungen und den bürokratischen Rahmen entwickelt. Die Prozesse der öffentlichen Verwaltung sind den Prozessen von Dienstleistungsunternehmen sehr ähnlich. Diese Kenntnisse ermöglichen es uns ERP-Lösungen anzubieten und erfolgreich zu implementieren, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.

Die Zusammenarbeit mit Greenlight Consulting bringt Ihnen viele weitere Vorteile:

• Anpassung und Customizing: Greenlight kann das Unit4 ERP-System an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der öffentlichen Verwaltung anpassen. Dies beinhaltet z.B. das Customizing von Modulen, um spezielle Anforderungen wie Haushaltsführung, Personalwesen und Beschaffungsmanagement zu erfüllen.
• Integration mit bestehenden Systemen: Öffentliche Verwaltungen nutzen oft schon eine Reihe unterschiedlicher Systeme und Prozesse. Greenlight integriert das Unit4 ERP-System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft.
• Schulung und Support: Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert umfangreiche Schulungen für Mitarbeiter. Greenlight kann maßgeschneiderte Schulungen und fortlaufenden Support anbieten, um eine hohe Benutzerakzeptanz und effiziente Nutzung des Systems zu gewährleisten. Greenlight ist dabei der führende Anbieter für deutschsprachige Schulungen und bietet zudem einen deutschsprachigen Support.
• Langfristige Partnerschaft: Greenlight kann über die anfängliche Implementierung hinaus eine langfristige Unterstützung und Beratung bieten, um die kontinuierliche Optimierung und Anpassung des Systems an sich ändernde Anforderungen zu gewährleisten.

 

Das ERP-System von Unit4 ist besonders gut auf den Dienstleistungscharakter der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten und das aus mehreren Gründen:

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Unit4 bietet ein äußerst flexibles ERP-System, das sich leicht an die sich ständig verändernden Anforderungen der öffentlichen Verwaltung anpassen lässt. Diese Anpassungsfähigkeit ist in einer Umgebung, die von sich wandelnden Vorschriften und Prozessen geprägt ist, von entscheidender Bedeutung.
2. Projektmanagement: Das System von Unit4 ist darauf ausgerichtet, prozessorientiert zu arbeiten. Dies bedeutet, dass es nahtlos in die komplexen und oft bürokratischen Abläufe der öffentlichen Verwaltung integriert werden kann. Unit4 ERP unterstützt das Management komplexer Projekte und Programme, die in der öffentlichen Verwaltung häufig vorkommen. Es hilft bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten und stellt sicher, dass sie termingerecht und im Budgetrahmen abgeschlossen werden.
3. Benutzerfreundlichkeit und Self-Service: Die Benutzerfreundlichkeit des Unit4-Systems ist ein großer Vorteil, insbesondere in einer Umgebung, in der verschiedene Nutzer mit unterschiedlichem technischem Hintergrund involviert sind. Es ermöglicht einen Self-Service-Ansatz, bei dem Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung in der Lage sind, bestimmte Prozesse eigenständig zu verwalten und dadurch die Effizienz zu steigern.
4. Transparenz und Compliance: Das System bietet eine hohe Transparenz und ermöglicht eine genaue Nachverfolgung von Transaktionen und Aktivitäten. Dies ist in der öffentlichen Verwaltung, die oft strengen Compliance-Regeln unterliegt, von enormer Bedeutung. Unit4 ERP kann z.B. nicht nur die Beschaffungsprozesse optimieren und sondern bietet auch  Funktionen zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Verträgen und Bestellungen, was die Effizienz und Transparenz in diesem Bereich erhöht.
5. Personalwesen (HR) und Talentmanagement: Die HR-Funktionen von Unit4 ERP helfen bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten, wie Rekrutierung, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung und Leistungsbeurteilung, was in der öffentlichen Verwaltung für die Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz entscheidend ist.

Fazit

Die Implementierung des Unit4-ERP-Systems kann die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung digitalisieren, beschleunigen und sogar optimieren. So kann die Arbeitslast der Beschäftigten reduziert und deutlicher strukturiert und standardisiert werden. Die Reduzierung der Gesamtarbeit durch die Automatisierung von Prozessen hat wiederum indirekte Auswirkungen auf den Fachkräftemangel. Obwohl in den kommenden Jahren zahlreiche Beschäftigte in den Ruhestand treten, kann die anfallende Arbeit adäquat erledigt werden.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung durch die Implementierung eins ERP-Systems kann auch Auswirkungen auf die Attraktivität des öffentlichen Sektors haben. Beschäftigte können sich aufgrund der automatisierten Prozesse und zahlreichen digitalen Bürgerangebote komplexeren und spannenderen Aufgaben widmen.

 

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