Flexibles Projektvorgehen: Der Schlüssel zum Erfolg bei ERP-Implementierungen

Die Implementierung von Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systemen ist eine komplexe Herausforderung, die jedes Unternehmen unterschiedlich trifft. Die Auswahl des richtigen Projektvorgehensmodells spielt dabei eine entscheidende Rolle und kann über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Vorhabens entscheiden. Traditionelle Modelle zeigen sich oft zu starr, während Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zunehmend als Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg erkannt werden. Doch was macht ein flexibles Projektvorgehen aus, und wie kann es effektiv in ERP-Projekte integriert werden? In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen auf den Grund und beleuchten die Vorteile agiler und hybrider Methoden für die ERP-Implementierung.

In der Regel geben die ERP-Anbieter oder Implementierungspartner ein Standard-Projektvorgehen vor, von dem sie behaupten, es sei jahrelang erprobt und erfolgsversprechend. Die Frage ist, wie erfolgsversprechend dies heutzutage wirklich ist.

Die Bedeutung des Projektvorgehensmodells

Bei der Implementierung von Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systemen stellt die Wahl  und die Abstimmung des richtigen Projektvorgehensmodells einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Während viele ERP-Anbieter dazu neigen, ein standardisiertes Modell vorzuschlagen, das sie für optimal halten, zeigt die Praxis, dass der wahre Schlüssel zum Erfolg in der Flexibilität und einer gemeinsam abgestimmten Vorgehensweise zwischen Auftraggeber und Dienstleister liegt.

Grundsätzlich ist ein Vorgehensmodell mit gewissen Rahmenbedingungen und Strukturen enorm wichtig für ein großes Projekt, wie die Einführung eines ERP-Systems. Es ist jedoch ausschlaggebend für den Projekterfolg, dass Auftraggeber und Dienstleister (ERP-Anbieter oder Implementierungspartner) dies im Detail abstimmen und sich beidseitig einen gewissen Grad an Flexibilität einräumen.

Ein maßgeschneidertes Projektvorgehen, das auf den spezifischen Bedürfnissen und Rahmenbedingungen der Kundenorganisation basiert, ermöglicht es, Herausforderungen effektiver zu begegnen und das ERP-Projekt erfolgreicher umzusetzen.

Jedes Unternehmen steht vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Implementierung von ERP-Systemen geht. Die spezifischen Anforderungen, die Unternehmenskultur und die vorhandenen IT-Infrastrukturen erfordern ein maßgeschneidertes Vorgehen. Traditionell starre Projektvorgehensmodelle stoßen hier schnell an ihre Grenzen, da sie die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse eines Unternehmens nur unzureichend berücksichtigen. Die Konsequenz sind oft Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und eine mangelhafte Akzeptanz des neuen Systems bei den Nutzern.

Klassischer oder moderner Ansatz bzw. Wasserfall oder Agilität?

Die Ansätze, Inhalte und Vorgehensweisen der traditionellen (Wasserfall) und agilen Methoden im Kontext von ERP-Projekten unterscheiden sich grundlegend in ihrer Struktur und Flexibilität.

Die Wasserfallmethode ist ein linearer, sequenzieller Ansatz, bei dem das Projekt in vordefinierte Phasen unterteilt wird. Diese reichen von der Bedarfsanalyse, Konzeption, Design, Implementierung, Testen, bis hin zur Auslieferung und Wartung. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt, und Rückkehr zu vorherigen Phasen ist oft nicht vorgesehen oder mit erheblichem Aufwand verbunden. Dieser Ansatz eignet sich für Projekte mit gut definierten Anforderungen, die sich voraussichtlich nicht ändern werden.

Agile Methode:

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban basieren auf iterativer Entwicklung, Flexibilität und starker Kundenbeteiligung. Im Gegensatz zum Wasserfallmodell, bei dem der gesamte Projektumfang von Beginn an festgelegt wird, ermöglichen agile Methoden Anpassungen und Verbesserungen während des gesamten Projektlebenszyklus. Teams arbeiten in kurzen Sprints oder Zyklen, um funktionierende Produktinkremente zu liefern. Der Fortschritt wird regelmäßig in Meetings (z.B. Daily Standups, Sprint oder weekly Reviews) überprüft. Agile Methoden fördern Teamarbeit, Eigenverantwortung und eine kontinuierliche Feedback-Kultur, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Kundenanforderungen entspricht.

Entwicklung der letzten Jahre und hybride Projektvorgehensweise

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass sowohl der Wasserfall- als auch der agile Ansatz ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben. Dies hat zur Entwicklung hybrider Ansätze geführt, die versuchen, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Ein hybrider Ansatz ermöglicht es, die klare Struktur und Planbarkeit des Wasserfallmodells mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden zu kombinieren.

Vorzüge einer hybriden Projektvorgehensweise aus verschiedenen Perspektiven:

• Auftraggeber: Sie profitieren von der Flexibilität und der Möglichkeit, auf Änderungen im Projektverlauf reagieren zu können, ohne die gesamte Projektplanung zu gefährden. Gleichzeitig gibt es eine strukturierte Basis, die Sicherheit in Bezug auf Budget und Zeitrahmen bietet.
• Dienstleister: Für Dienstleister bietet der hybride Ansatz die Möglichkeit, enger und transparenter mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und gleichzeitig ein festes Rahmenwerk für die Projektumsetzung zu haben. Dies fördert eine bessere Kundenbindung und Zufriedenheit.
• Projektteam: Teams können von klar definierten Zielen und Strukturen profitieren, während sie gleichzeitig den Raum für kreative Lösungsansätze und Anpassungen an sich ändernde Anforderungen haben. Dies steigert die Motivation und die Effizienz der Teammitglieder.

Ein hybrider Ansatz in ERP-Projekten kann somit die Stärken beider Vorgehensweisen nutzen, um den Herausforderungen von Anpassung der Software an spezifische Geschäftsprozesse, Management von Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen sowie dem Widerstand gegen Veränderungen innerhalb des Unternehmens effektiv zu begegnen.

Flexibilität als Grundvoraussetzung in ERP-Projekten

In der modernen ERP-Implementierung hat sich Flexibilität als grundlegende Voraussetzung herauskristallisiert. Ein flexibles Projektvorgehen passt sich dynamisch den spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens an. Es ermöglicht die Integration von Feedback und die Anpassung von Zielen und Methoden im Verlauf des Projekts. Diese Anpassungsfähigkeit fördert nicht nur die Akzeptanz unter den Stakeholdern, sondern trägt auch maßgeblich zur Effizienz und Effektivität des Projekts bei.

Viele Anbieter halten zu starr an ihrem eigenen, vermeintlich optimalen Vorgehensmodell fest und zeigen sich unflexibel gegenüber den speziellen Bedürfnissen des Auftraggebers. Diese Flexibilität ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um auf die Dynamik des Projekts eingehen zu können und eine maßgeschneiderte Projektgestaltung und -durchführung zu ermöglichen.

Hybride Vorgehensweise bei der ERP-Einführung

Die hybride Vorgehensweise kombiniert Elemente traditioneller Wasserfall-Modelle mit agilen Methoden. Diese Kombination bietet den strukturierten Rahmen des Wasserfallmodells für die Planungs- und Designphasen und integriert die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden in der Entwicklungs- und Implementierungsphase. Ein solcher Ansatz erlaubt es, die Vorteile beider Welten zu nutzen: die klare Struktur und Vorhersehbarkeit des Wasserfalls für die frühen Projektphasen und die Dynamik und Flexibilität der Agilität für die Umsetzung und Anpassung des Systems.

In der Design- und Build-Phase von ERP-Projekten, wo die Anpassung der Software an die spezifischen Geschäftsprozesse stattfindet, zeigt sich der hybride Ansatz besonders vorteilhaft. Er ermöglicht eine iterative Entwicklung und kontinuierliche Einbindung der Endnutzer, was die Qualität und Akzeptanz der Lösung erheblich steigert.

Die hybride Vorgehensweise vereint die besten Aspekte des Wasserfallmodells und agiler Methoden. Sie bietet die klare Struktur und Planbarkeit des Wasserfallmodells für die Anfangsphasen des Projekts, während die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden in der Entwicklungs- und Implementierungsphase zum Tragen kommen. Der hybride Ansatz ist besonders effektiv in der Design- und Build-Phase von ERP-Projekten, da er eine hohe Anpassung an die Geschäftsprozesse mit der Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung kombiniert.

 

Beispielhafte Darstellung einer ERP-Einführung mit entsprechenden Projektphasen und unterschiedlichen Vorgehensmodellen:

Phase	Inhalt der Phase	Klassisches Vorgehen	Agiles Vorgehen	Hybrider Ansatz
Plan	Festlegung des Projektumfangs und Vorbereitung der Implementierung.	Detaillierte Projektplanung, Budgetierung, Festlegung von Meilensteinen.	Einbeziehung von Stakeholder-Feedback, Agile Chartering, um Flexibilität für Änderungen zu schaffen.	Kombination aus detaillierter Planung mit regelmäßigen Review-Meetings für Anpassungen basierend auf Stakeholder-Feedback.
Entwurf	Entwurf  bzw. Konzeption des Systems basierend auf den Anforderungen.	Erstellung eines umfassenden Design-Dokuments, das alle Systemanforderungen spezifiziert.	Anwendung von Design Thinking und iterativen Design-Reviews mit Stakeholdern zur Förderung der Anpassungsfähigkeit.	Erstellung eines Grundlagendesigns, das iterativ durch Nutzerfeedback angepasst wird, um die Anforderungen zu verfeinern.
Erstellung	Entwicklung und Anpassung des Systems.	Entwicklung gemäß vordefiniertem Design und Spezifikationen.	Einsatz von Sprints/Iterationen für die Entwicklung, kontinuierliche Integration und Entwicklung in Modulen.	Modularer Aufbau mit iterativer Entwicklung in Sprints, um frühzeitig Feedback zu integrieren und Anpassungen zu ermöglichen.
Schulung	Schulung der Nutzer.	Vorbereitung und Durchführung umfassender Trainingsprogramme vor dem Go-Live.	Agile Trainingsmethoden, Just-in-Time Training, um Anpassungen zu berücksichtigen und Lernen am Arbeitsplatz zu fördern.	Entwicklung flexibler Trainingsmodule, die an iterativen Entwicklungszyklen ausgerichtet sind, mit Betonung auf Hands-On-Training.
Test	Überprüfung und Feinabstimmung.	Ausführung eines detaillierten Testplans, System- und Integrationstests.	Einsatz von Test-Driven Development (TDD), kontinuierliche Tests und Feedback-Loops zur schnellen Anpassung.	Kombination aus strukturiertem Testplan und kontinuierlichen Tests mit Feedback-Loops, um Qualität und Anpassung zu sichern.
Einsatz	Einführung und Go-Live.	Formelle Übergabe und Go-Live nach Abschluss aller vorherigen Phasen und Tests.	Go-Live in Phasen oder Iterationen, um Risiken zu minimieren und schnelles Feedback zu ermöglichen.	Phasenweiser Go-Live mit Pilotgruppen zur Risikominimierung und Einbeziehung kontinuierlicher Verbesserungen basierend auf Nutzerfeedback.

Intensive Abstimmung als Erfolgsfaktor

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor in der ERP-Implementierung ist die intensive Abstimmung zwischen allen Stakeholdern. Eine klare Kommunikation und frühzeitige Einbindung aller Beteiligten schafft ein gemeinsames Verständnis der Ziele und fördert die Zusammenarbeit. Durch regelmäßigen Austausch und Feedback wird sichergestellt, dass das Projekt kontinuierlich an den Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichtet bleibt.

Eine intensive Abstimmung und Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten ist essentiell für den Erfolg. Die Erstellung eines Projekthandbuchs, das die vereinbarte Vorgehensweise dokumentiert und regelmäßig aktualisiert wird, stellt sicher, dass ein gemeinsames Verständnis für das Projekt besteht und alle auf dem gleichen Stand sind.

Regelmäßig Überprüfung des Vorgehens

Die Flexibilität eines Projektvorgehens zeigt sich auch in der Bereitschaft, den Plan regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Diese dynamische Anpassungsfähigkeit ermöglicht es, auf unvorhergesehene Herausforderungen effektiv zu reagieren und das Projektziel nicht aus den Augen zu verlieren. Regelmäßige Reviews und Anpassungen tragen dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Die kontinuierliche und regelmäßige Überprüfung des Projektvorgehens ist von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt den sich ändernden Anforderungen gerecht wird. Regelmäßige Reviews und Retrospektiven ermöglichen es, Erfahrungen zu sammeln, das Vorgehen anzupassen und das Projekt erfolgreich voranzutreiben.

Entscheiden Sie sich für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Im Angesicht der dynamischen Geschäftswelt ist die Flexibilität im Projektvorgehen kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für die erfolgreiche Einführung von ERP-Systemen. Greenlight-Consulting steht Ihnen als Partner zur Seite, der nicht nur durch Expertise und Erfahrung überzeugt, sondern auch durch ein tiefes Verständnis für die Notwendigkeit einer agilen und adaptiven Projektgestaltung. Wir begleiten Sie nicht nur auf dem Weg zu einem erfolgreichen ERP-System, sondern sichern durch unsere Vorgehensweise auch die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsstärke Ihres Unternehmens. Wählen Sie Greenlight-Consulting, um von einer ERP-Implementierung zu profitieren, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Sie in die Lage versetzt, den Herausforderungen von morgen souverän zu begegnen.