E-Rechnungspflicht ab 2025: So wird Ihre Agentur fit für die Zukunft!
Die Digitalisierung hat längst Einzug in viele Bereiche des Geschäftslebens gehalten, und die elektronische Rechnungsstellung ist ein zentrales Thema. Auch für Agenturen wird es wichtig, sich mit den neuen Vorgaben zur E-Rechnung auseinanderzusetzen.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in Deutschland zur Pflicht. Doch was genau bedeutet das für Agenturen, und welche Vorgaben müssen sie beachten?
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
- Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft ausschließlich Inlandsumsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das heißt, wenn eine Agentur Leistungen an eine andere Firma erbringt, müssen diese Rechnungen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Diese Regelung wurde vom Europäischen Rat genehmigt und wird ab dem genannten Datum verbindlich.
Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro
- Für Rechnungen unter 250 Euro gibt es jedoch Ausnahmen. In solchen Fällen kann nach wie vor eine Papierrechnung ausgestellt werden. Es ist zu beachten, dass ab dem 1. Januar 2025 die Papierrechnung nicht mehr automatisch Vorrang vor der E-Rechnung hat. Insbesondere muss der Empfänger einer EN16931-konformen E-Rechnung nicht mehr explizit zustimmen.
Übergangsfristen und erlaubte Formate
- Für den Zeitraum zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2025 gelten Übergangsregelungen. In diesem Zeitraum können E-Rechnungen auch in einem anderen elektronischen Format als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x ausgestellt werden, sofern der Empfänger dies akzeptiert. Zusätzlich sind in diesem Zeitraum weiterhin Papierrechnungen erlaubt.
- Ab dem 1. Januar 2026 sind ausschließlich elektronische Rechnungen zulässig. Bis Ende 2027 dürfen auch Formate verwendet werden, die nicht den Standards nach EN 16931 entsprechen.
EN 16931: Die Norm für elektronische Rechnungen
Die EN 16931 Norm spielt eine wesentliche Rolle bei der Einführung der E-Rechnungspflicht. Diese Norm definiert ein Datenmodell für elektronische Rechnungen und legt fest, dass E-Rechnungen, die dieser Norm entsprechen, bestimmte strukturelle Anforderungen erfüllen müssen.
Einige der E-Rechnungsformate, die üblicherweise mit der EN 16931 konform sind, umfassen:
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII): Dieses Format entspricht den Standards des UN/CEFACT und wird international verwendet.
- UBL (Universal Business Language): UBL ist ein XML-basiertes Format, das von OASIS entwickelt wurde und eine breite Akzeptanz in der Geschäftswelt hat.
- XRechnung: Dies ist ein in Deutschland entwickeltes XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland vorgesehen ist.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Es wird häufig in Deutschland verwendet.
- FatturaPA: Dies ist das italienische Standardformat für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor.
- Factur-X: Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebettetem XML und wird vor allem in Frankreich und Belgien verwendet. Es erfüllt auch die Anforderungen der EN 16931.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung!
Für Agenturen und Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht eine Umstellung in der Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und versendet werden. Es ist wichtig, sich frühzeitig mit den Vorgaben vertraut zu machen und gegebenenfalls die eigenen Prozesse anzupassen. Die EN 16931 Norm und die genannten Formate bieten dabei eine Orientierung für die strukturierte und rechtlich konforme Erstellung von elektronischen Rechnungen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung in Ihrer Agentur benötigen oder Fragen zu den Vorgaben haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie bei diesem wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung zu unterstützen. Machen Sie Ihre Agentur fit für die Zukunft der Rechnungsstellung!
